Ajajuhtimise neli põlvkonda

Kui me mõtiskleme aja ja selle üle, kui kiiresti see voolab, siis tavaliselt ei huvita meid filosoofilised või füüsikalised dimensioonid. Pigem tunnistame seda, et puhkus või lühiajaline laen kiirendavad oluliselt aja kulgu. Me seome aega ikka mingi olukorra või sündmusega oma elus: sel ajal juhtus see ja see; see asi võttis nii palju aega jne. jne
Seega hea aja juhtimise või korraldamise praktiline kasu on ikkagi selles, kui hästi me juhime ennast nende sündmuste keerises.
Stephen R. Covey, selle ala väga kauaaegne uurija pakub välja neli ajakorraldamise põlvkonda, kus iga järgmine toetub ja kasvab välja eelnevatest.
Esimest põlvkonda iseloomustab märkmete tegemine ja „mida-tuleb-teha“ nimekirjade koostamine. Nimekirjadest asjade mahakriipsutamine või „linnukeste“ tõmbamine annab ärategemise rõõmu ja tekitab hakkamasaaja tunde. See meetod tekitab inimestes ka kõige vähem vastuseisu. Väljastpoolt pealesurutud distsipliin ja graafikud annavad inimesele tunde, et neid on vaja ja samas võtavad neilt vastutuse tagajärgede eest.
Teist põlvkonda iseloomustavad kalendrid ja kalendermärkmikud. Katsed vaadata ettepoole, planeerida tulevikuüritusi- ja tegemisi. Saavutada suurem kontrolli sündmuste üle oma elus. Üldjuhul peetakse neid inimesi vastutustundlikeks, nad paistavad silma sellega, et neil on korralikud ajakavad, kuigi reeglina on neil vähe märkimisväärseid saavutusi.
Kolmas põlvkond peegeldab ajakorralduse valdkonna praegust olukorda. See lisab eelnevale idee määratleda prioriteedid, luua selgus väärtushinnangutes ja võrrelda tegemiste suhtelist väärtust, sõltuvalt nende suhetest väärtushinnangutesse. Lisaks sellele keskendutakse eesmärkidele – spetsiifiliste pikaajaliste, keskmiste ja lühiajaliste sihtide püstitamisele, millele tuleks pühendada aega ja energiat, nii et see oleks kooskõlas väärtushinnangutega. See kätkeb endas ka igapäevase planeerimise mõistet, konkreetse plaani koostamist nende eesmärkide elluviimiseks ning nende asjade kordasaatmiseks, mis on prioriteetsed.
Kuigi kolmanda põlvkonna panus on olnud märkimisväärne, tekitab see inimestes tihti tunde, et aja pidev planeerimine ja kontrollimine töötavad vastu tõeliste tulemuste saavutamisele. Keskendumine tõhususele loob ootusi, mis põrkuvad kokku võimalustega arendada rikastavaid suhteid, rahuldada inimeste vajadusi ja nautida spontaanseid hetki igapäevaelu tasandil. Kitsendused, mida tekitavad pidev planeerimine ja enda surumine plaanidesse ja graafikutesse võib tekitada olukorra, kus koos „vanniveega visatakse välja ka laps“, ja pöördutakse tagasi esimese „mida–tuleb-teha“- nimekirjade juurde. Lisaks sellele ei ütle kolmanda põlvkonna juhtnöörid midagi selle kohta, kuidas juhtida oma erinevaid rolle tasakaalustatult.
On olemas ka tärkav neljas põlvkond, mis on kvalitatiivselt erinev ja kus tunnistatakse, et väljakutse seisneb mitte aja korraldamises vaid enda juhtimises. Selle asemel, et keskenduda asjadele ja ajale keskenduvad neljanda põlvkonna ootused pigem suhete säilitamisele ja laiendamisele ning tulemuste saavutamisele ehk tasakaalule oma rollides ja tegudes.
Teise ka kolmanda põlvkonna kalendermärkmikud ja erinevad arvutiprogrammid ei anna meile tegelikult midagi muud kui koha, kuhu kokku korjata kõik oma tegemist vajavad asjad ja eelseisvad kohustused, seada nad pingeritta ja planeerida nende elluviimine. Täiustused, mida pakuvad uued IT lahendused sel alal on suunatud reeglina sellele, kuidas seda teha vähema sõrmekulu ja libedama sünkroniseerimisega.
Vajadus on uue dimensiooni järele, mis aitaks efektiivselt tegeleda esmatähtsate asjadega ehk hallata tasakaalustatult oma erinevaid rolle, nii et nad oleksid pidevalt meie silma all. Ja võtmeküsimus pole siin mitte see, kuidas oma ajakavasid korraldada, ülesandeid prioritiseerida ja jälgida, vaid kuidas oma prioriteete ajakavadesse mahutada.
Neljanda põlvkonna  jaoks on loodud FranklinPlanner ja PlanPlus`ide erinevad elektroonilised versioonid. PlanPlus for Microsoft Outlook püüab, näiteks, Outlooki viia neljandasse põlvkonda.
Kuid sellel turul on veel palju-palju ruumi tegutsemiseks, eelkõige sel alal, kuidas oma rolle elektrooniliste vidinaga sama efektiivselt hallata kui Nädalakompass® seda FranklinPlanneri paberversioonis võimaldab.

Edu ühisnimetaja

Kindlustusagent ja kirjanik E. M. Gray pühendas suure osa oma elust sellele, et leida üht nimetajat, mis seob kõiki edukaid inimesi. Oma raamatus The Common Denominator of Success (Edu ühisnimetaja) ta kirjutab, et see üks tegur, mis tundub kõigist teistest, mis on ka tähtsad (nt kõva töörügamine, hea õnn, kasulikud suhted jm), peajagu olulisem, on oskus seada esmatähtsad asjad esikohale. Ta täheldas, et edukatel inimestel on harjumus teha asju, mida läbikukkujatele ei meeldi teha. Ka edukatele ei pea nende asjade tegemine just ilmtingimata meeldima, kuid nende vastumeelsus allub nende eesmärgikindlusele.
See omakorda nõuab suuna, eesmärgi ja väärtushinnangute selget tunnetamist ehk oma sisemuses põlevat „jah“ sõna, mis teebki võimalikuks ebaolulistele asjadele „ei“ ütlemise.
Kui inimestelt küsida, missuguses kolmes valdkonnas nad end kõige ebakindlamalt tunnevad:
• Suutmatus määratleda prioriteete.

• Suutmatus või soovimatus organiseerida oma elu nende prioriteetide ümber.

• Distsipliini puudus, et tegutseda oma prioriteetidest lähtuvalt.

Väidab enamus inimesi, et viimane, distsipliini puudus.
Kui sügavamalt mõelda, siis häda on siiski selles, et prioriteedid pole nii selgeks mõeldud, naha vahele kulutatud ning südamesse ja hinge kasvatatud, mis teeks „ei“ ütlemise ebaolulistele asjadele võimalikuks.
Ehk rääkides 7 harjumuse keeles - teist harjumust, alusta lõppeesmärki silmas pidades, napib.

Olemine ja tegemine

Kuigi tegemine (tegutsemine) tundub meile tihti väga väsitav ja koormav ning tekitab pingeid, on see sageli kergem kui olemine.

Tegemine on üpris tihti põgenemine ka iseenda, oma mõtete ja tunnete eest.  Toetab seda hõivatud olemise mõtteviis: kui ma kogu aeg ei „aja asju“, siis võib-olla polegi mind vaja või ei kuulu ma õigete inimeste hulka.

Olemine on suhtlemine iseendaga, endasse süüvimine, oma mõtete ja tunnete uurimine.
Head suhted iseendaga tagavad head suhted teistega. Kõige konfliktsemad oleme teistega tavaliselt siis, kui iseendaga on suhted sassis. Konflikte teistega soodustavad, näiteks, endale antud lubaduste täitmata jätmine. Või olen ennast suure muretsemisega nii ära väsitanud, et kõik käib närvidele. Kuigi ma tean, et muretsemine ei lahenda ühtki probleemi. Tegelikult on muretsemine ju omamoodi palve, et halvad asjad juhtuksid.

Sageli on endasse süüvimine ülimalt raske, sest sealt võib vastu vaadata nii mõndagi niisugust, mida ma näha ei taha või olen juba aastaid eiranud. Iseenda sisse vaatamine, endale küsimuste esitamine ja vastuste ärakuulamine ning analüüsimine nõuab julgust. Veel enam otsustavust nõuab oma negatiivsete kogemuste, tunnete ja luukerede läbiseedimine ning äraviskamine. Omast kogemusest tean, et suureks abiks on siin jooga, eriti paranayama ehk teadvustatud hingamise tehnikate kasutamine. Hingamine mitte ainult ei rahusta vaid teeb ka meele rõõmsamaks.
Võta aega olemiseks. Aja planeerimine olemiseks ja kohtumised iseendaga aitavad meid jälle tagasi tasakaalu.
Tõsiasi on ka see, et enda parem mõistmine aitab meil paremini mõista teisi inimesi.

Raha, ikka raha

Aastavahetuse märk on raha, sellest ei saa üle ega ümber. Soovitakse, et seda oleks sama palju kui lund, et arvutamine oleks lihtsam, et mündid poleks nii ebamugavad jne.
Mina isiklikult olen küll valmis oma töötasu vastu võtma kasvõi 1-sendistes, kui see poole suurem on ja nii kasvõi aegade lõpuni.
Oma koolitustel ma palun inimestel lõpetada lause: Kui ajapuudus ei oleks takistuseks, siis ühel päeval ma…..
Mitte küll tihti, kuid aegajalt ütleb ikka keegi, et ajapuudus ei olegi takistus, rahapuudus on takistus. Tõsiasi, et aeg on nii või teisiti raha teenimise jaoks suurim ressurss jääb kahesilma vahele. Pole olemas liiga suuri eesmärke, kuid üsna tavaline on see, et aeg on nende saavutamiseks on liiga lühike. Nii inimlik on tahta nüüd ja kohe.
Aga miks mitte võtta oma rahaasjad parema kontrolli alla, nüüd ja kohe. Situatsioon selleks on ju ideaalne, uue raha kasutuselevõtt on juba ajalooliselt innustanud inimesi kokkuhoidlikkusele. Teada on ka see, kuidas proaktiivsed inimesed seda teevad.

• Proaktiivne inimene sõlmib endaga kokkuleppe. Me ei saa oma rahaasju oma kontrolli alla enne kui pole endale andnud lubadust seda teha. Ta planeerib aja ja paneb kokku korraliku rahavoo analüüsi: kuhu raha liigub ja miks ta sinna liigub. Seejärel ta mõtleb läbi ja paneb kirja plaani, kuidas seda liikumist paremini juhtida ning koostab eelarve.

• Uuringud, selle kohta, kuidas asju täide viia on tõestanud, et avalik kokkulepe on see, mis tegelikult paneb asjad toimima. Seega räägib ta oma perele, sõpradele, töökaaslastele mida ja kuidas on otsustanud teha ja missuguseid muutusi see tema elustiilis teeb. Boonuseks on, et väline surve eelarveväliseid kulutusi teha väheneb. Mida rääkimine veel endaga kaasa toob paistab hiljem.

• Kuula ennast. Kui oled eelarveväliseid spontaanseid kulutusi tegemas, siis tee paus ja kuula oma põhjendused ära, miks sul kindlasti seda vaja on. Kas ei sarnane need põhjendused väikelapse omale, kes parajasti oma vanematelt midagi välja nurub? Ostujärgne monoloog on muidugi hoopis veenvam, sest kes siis ikka oma rumalust tunnistada tahab. Kuigi rumalaid oste võib põhjendada ka sellega, et oled ostnud puhast tarkust, mis aga teadupärast on hindamatu.

Ilusat euroaastat soovides,

Silva