Ajajuhtimine tööotsijale - millest alustada? Tööotsija paradigmad ehk mõtteviisid.

Edukas ajajuhtimine, neile kel on töökoht alles ja neile, kes on töö kaotanud tunduvad olema küll täiesti erinevad asjad.  Efektiivsuse ja tasakaalu mõtteviisi võtmes, põhinevad nad samadel põhimõtetel. Ikka kõigepealt kompass ja siis kell, ehk esmalt peab olema mõtteviis  õige ja alles siis tegevused, mida teha ja kuidas neid järjestada. Seega kõik selle blogi eelnevad sissekanded kehtivad ka tööotsijale.
Aga kõik see nõuab "ajajuhtimist" ehk aja investeerimist enese sisse vaatamiseks, enese sees urgitsemiseks ja oma "leidude" seedimist. Ja ma olen nõus, et see on tihti väga ebameeldiv. Eriti raske on see siis, kui elu ei lähe mitte nii nagu tahaks, kuigi samal ajal on see õige põhjus, miks seda teha. Kaotada pole midagi, keegi niikuinii ei maksa palka selle aja eest, mis mul selleks kulub! Aga valik on alati sinu ja sa võid alati valida ka mõne muu tee. Näiteks, õnnetu olemise ja lootmise, et keegi teine leiab või loob sulle töö. Aga selleks peab praegu ikka tõesti suur optimist olema? 
Oma eelmises sissekandes ma kirjutasin rollidest ehk vastutustest ja kohustustest, mis on mul täita. See harjutus, mille ma soovitasin teha on üks võimsamaid enesemotivaatoreid. Kui sul vähegi on aega, siis tee see läbi iseenda rolli kohta. Tuleb välja, mis tuleb, aga sa oled esimese teadliku sammu astunud!
Tänase sõnumi juurde tagasi.
Alusta aja investeerimist oma paradigmade ehk mõtteviiside revideerimisse. (Vaata ka jaanuari sissekannet, Kuidas ma näen oma aega?)
Siililegi on selge, et tööandja ei otsi uut töötajat lihtsalt otsimise pärast, vaid selleks, et täita oma vajadusi, lahendada oma probleeme.  
Seega esimene paradigma mille muutmisele peaksid keskenduma on tööotsija paradigma:

Tööotsija. Ma olen tööotsija, võta mind tööle, sest vajan tööd. Siin on mu CV.
Efektiivne paradigma on panustaja paradigma.
Panustaja. Ma olen lahenduse pakkuja. Kuna sul (tööandjal), on oluline vajadus, siis mina pakun sulle oma tugevusi selle vajaduse täitmiseks. Siin on mu nägemus, kuidas sind aidata.

Kuidas  praktiliselt panustaja paradigmani jõuda? Millest alutada?

1. Kujuta ette suurt ringi mille sees on kirjas kõik su probleemid. Kõik takistused, miks sa ei leia tööd, mida tahad või üleüldse mingitki tööd. See on sinu murede ring
2. Nüüd kujuta ette, et suure ringi sees on ka üks pisike ring, kus on kirjas see, mida sa saad teha või kasvõi karvavõrra mõjutada, et leida töö. See on sinu mõjuulatusring.
3. Võta suur paberileht, joonista need ringid ja kirjuta nad täis.
4. Kui oled jõudnud mõjuulatusringini, siis esita endale veel mõned abistavad küsimused, vasta neile ja pane vastused kirja:

• Kes on valmis mind aitama?
• Kust leida teadmisi, et oma takistustega tegeleda?(raamatud, artiklid, neti aadressid, blogid jne)

Nüüd otsusta, et veedad iga päev vähemalt kolm tundi, et lugeda see materjal läbi, mida leidsid ja juba järgmiseks nädalaks on sinu mõjuulatusring kasvanud.

Järgmisel nädalal uued näpunäiteid. Kust ma neid võtan? Raamatutest ja omaenda kogemustest. Olen ka ise olnud töötu, kaua tööd otsinud ja palju eitavaid vastuseid saanud.

Silva

Suurem sisemine rahu ja tasakaal on efektiivse ajajuhtimise tulemus

Eelmisel nädalal sai alustatud  olulisima teemaga efektiivses aja kasutamises. Miks üldse oma kallist aega nn ajajuhtimise peale üldse raisata? Jah, me võime käia koolitustel, õppida kasutama kõiki mänguasju ja programme oma ülesannete üles kirjutamiseks ja projektide juhtimiseks. Kas nad annavad mulle tulemuse, mida ootan ? Kas nad annavad mulle suurema sisemise rahu ja tasakaalu? Äkki nad aitavad küll redelist üles ronida, aga üleval avastan, et redel toetub vastu valet seina?
Jätkan sealt, kus eelmisel nädalal pooleli jäi.
Kui rollid kirjas, siis tee mõttes järgmine harjutus. Kirjuta iga rolli juurde ühe inimese nimi, kellega sa pidevalt selles rollis suhtled. Näiteks oma juhirollis ainult ühe kollegi või alluva nimi. Asjale lisab vürtsi, kui valid võtmeisikuks kellegi, kellega nn keemia ei klapi. Lapsevanema rollis tee seda iga lapsega eraldi. Üks inimene korraga sellepärast, et tegelikud suhtlemisaktid toimuvad üks ühele. Nüüd kujuta ette, et sa täidad seda rolli suurepäraselt, võib-olla küll mitte veel praegu, aga millalgi tulevikus, näiteks 3 aasta pärast. Niisiis, sa oled suurepärane isa või ema, spetsialist, sõber, juht, klienditeenindaja, raamatupidaja või õpetaja ning suurepärane mina ise. Nüüd mõtle, mida sa tahad, et see võtmeisik sinu kohta ütleks, kui sa tõesti oled selles rollis suurepärane. Ära unusta ka ennast – mida sa enda kohta siis ütleksid. Pane see mõte kirja lühidalt, aga võimalikult täpselt.
Tulemus võib olla üsna üllatav. Mõni avastab, et kõik ongi juba suurepärane ja ta ongi juba niisugune või peaaegu niisugune, nagu ta olla tahab. Kui vastus ei tule aga päris see, siis võta see lause oma pikemaajalise eesmärgi sõnaliseks väljenduseks. Kindlasti väärib see planeerimist. Mida on vaja selleks teha, osata, harjutada, õppida, kuidas käituda, et ma enda kohta saan nii ütelda.
Näiteks, kui iseenda rollis iseenda kohta ütlen, et tahangi olla nii hea inimene, nagu arvab mind olevat minu koer, siis mida ma peaksin selleks tegema ja oskama jne, et ma võin hõigata "Tehtud!"

Järgmisel nädalal jätkan teemal, kuidas oma eesmärke ellu viia!
Ilusat sünnipäeva nädalat!
Silva

Olulisus, pakilisus ja tasakaal

Mõttetargad juba iidsetest aegadest peale on rääkinud ja kirjutanud sellest, et eluõnn ja tervis sõltub tasakaalust.
Ajajuhtimise raamatuid ja tööriistu tuleb pidevalt turule juurde. Nende kõigi suurim puudus on selles, et neis puudub selge ja lihtne tööriist, mis tegeleks elus ühe olulisema asjaga, tasakaaluga. Samuti jätavad nad tihti kahesilma vahele selle, et elu on siiski üks suur tervik, mitte tööelu ja isiklik elu ja veel mingid elud. Sügav mõte on ütluses: " Oma surivoodil ei mõtle inimesed sellest, et oleks pidanud veel mõned tunnid töölaua taga istuma" .
Põlvkondade elutarkuse ajajuhtimise kohta, mis tagab elus tasakaalu, on kokku kogunud Stephen R. Covey oma raamatutesse.  Sinna juurde loonud ka geniaalselt lihtsa tööriista, Nädalakompassi®.
Me vajame tasakaalu, sest see annab sisemise rahu, aga dünaamilist tasakaalu. Piltlikult öeldes püsti püsida kihutaval surfilaual, mitte paigal seistes "pääsukest" tehes.
Et oleks vähem konflikte töö- ja pereelu vahel, igapäevatöö ja elukutse vahel või kohustuste ja sisemiste vajaduste vahel. Tasakaalu puudumist väljendab stress tegemata asjade pärast, sassiläinud suhted, tunne et ma ei suuda oma elu suunata ja kontrollida, konfliktid teiste inimeste ja iseendaga kuni tundeni, et peatage see maailm, ma tahan maha minna.

Esmatähtsad asjad ongi suhted. Selleks on vaja kõigepealt endale selgeks teha, missugused on minu kõige olulisemad suhted ja kuhu ma nendes välja jõuda tahan.
Tasakaalus püsimise sõltub sellest, kui hästi-halvasti suudan hallata oma erinevaid rolle ehk põhisuhteid ja kohustusi.  

See omakorda tähendab kolme, paljude jaoks ebameeldivat ja tüütut tegevust: enese sees urgitsemist, tulemuste kirjapanekut ja selle väärt info igapäevast kasutamist.

Kõigepealt tuleks selgeks teha, missuguste suhete eest ma oma elus vastutan.
Tahaks ju olla hea lapsevanem, hea töötaja, hea abikaasa ja hea sõber, ja enda jaoks tahaks ka aega – ja nii ma muudkui mässan oma inboksidega ja kirjutan järgnevaid tegevusi üles. Tulemuseks on see, et igal pool kuhjuvad probleemid, sest asju, mida on vaja teha, on ikka liiga palju.
Suur meelehärm tekib sellest, et olulised suhted on omavahel konfliktis ja ei toeta üksteist. Võib olla edukas juht ja samal ajal totaalselt läbikukkunud lapsevanem või abikaasa. Aga edutud rollid mõjutavad varem või hiljem negatiivselt ka edukaid rolle.

Tasakaalu loomist oma elus võiks alustada sellest, et paned oma rollid kirja. Missuguseid rolle ma pean ja tahan oma elus täitma? .
Sõelu oma kohustused ja vastutused läbi, et kirja saaksid ainult võtmerollid, kõige tähtsamad. Autojuhtimine on ehk oluline roll siis, kui see on mu põhitöö või kui ma parajasti õpin autosõitu, muul juhul on see lihtsalt teisi rolle toetav. Reeglina on võtmerollid seotud tööga, lapsevanemaks, pereliikmeks, sõbraks olemisega. Kui mul on tööl väga palju erinevaid vastutusi, siis võib need koondada paari-kolme põhilisema rolli alla. Näiteks juhil on kindlasti peale mitmesuguste juhtimisrollide ka õpetaja või kaasaja roll jne.
Rolli nimetus ise polegi oluline, peaasi, et see peegeldaks asja sisu ja et sa mõnd oma tähtsat elu külge ära ei unustaks. Ühest rollist ei saa aga keegi ei üle ega ümber – mina ise. Missugune on mul läbisaamine iseendaga? Kui ma endaga läbi ei saa, siis loob see tohutult pingeid ja konflikte ümbritsevate inimestega.
Ära taha endale hirmus palju võtmerolle – need nõuavad ju kõik pidevat tähelepanu ja tegelemist. Üldiselt peetakse optimaalseks seitset rolli. Seitse seepärast, et inimpsühholoogia uuringud väidavad, et seitse pluss-miinus kaks tegevust on see hulk, mida inimene on suuteline veel efektiivselt jälgima. Aga neid võib olla ka hoopis vähem.
Mida rollidega edasi teha, vaatame järgmisel nädalal!

Silva

Miks ikkagi FranklinCovey?

Eilsel koolituse presentatsioonil esitati mulle konkreetne küsimus: "Miks me peaks valima just FranklinCovey koolituse? Pakkujaid on palju, Eesti on ajajuhtimise gurusid täis, isegi telekast tuleb..."
Täiesti arusaadav ostumure.
Minu vastus oli järgmine:
....FranklinCovey koolitus-ja konsultatsioonifirma investeerib teaduslikesse uuringutesse ja tootearendusse igal aastal kümneid miljoneid dollareid, olles seeläbi juhtimise alase know-how lipulaev maailmas. Tootearenduses ja konsultantide sertifitseerimistel osalevad omaala parimad spetsialistid ja tuntuimad firmajuhid. Tagaside toodete kvaliteedi kohta tuleb praktiliselt maailma igast nurgast, kaasarvatud  rohkem kui 12 000 treener-konsultandilt.

Samal põhjusel valisime meie FranklinCovey maaletoomise, kuigi nende toodete sisseostmine on kallis. Olime veendunud, et me võime olla küll kogenud ja haritud, palju lugeda, erinevatel koolitustel käia, aga kaasaegse koolitustoote arendamine pole, ja ei tohigi olla, erinevate autorite materjalidest ja koolitustelt copy-paste´i tegemine. Selleks on vaja teha ulatuslikke teaduslikke uuringuid ja palgata esmaklassilisi spetsialiste ( ja need pole mitte lavastajad:) - aga kõik see käib ühele eesti väikefirmale üle jõu. 

Ülaltoodu on lihtsalt remargi korras. Kavatsen täna veel jätkata ajamaatriksi teemal.
Kuid vahepeal tuleb tegeleda I kvadrandi asjadega. Blogipidamine on minu jaoks II kvadrandi tegevus. Kuid suur osa tööajast kulub ikka I kvadrandis: kiirete ja oluliste tegevuste kallal. Täna on mul selleks  järgmise koolituse ettevalmistus ja joogakooli arvestustööde sabade lõpetamine ja ärasaatmine. Joogakoolis on sess tulemas ja nii nagu laisal üliõpilasel ikka, arvestustööd on jäänud viimasele minutile, mis tavaliselt ühel hetkel keerab kriisiks.
Silva

Ajamaatriks® - olulisus ja pakilisus

Ajamaatriks®

Stephen R. Covey Ajamaatriks® on ilmselt paljudele tuttav. Millegipärast kasutavad meie ajajuhtimisgurud oma koolitustel küll Covey maatriksit, olles selle eelnevalt kopeerinud FranklinCovey koolitusmaterjalidest, Covey raamatutest või netiavarustest, kuid nimetavad seda siiski Eisenhoweri ajamaatriksiks.

Siinkohal luban endale väikese õienduse. President Eisenhower oli teadupärast väga efektiivne ajakasutaja ja rõhutas alati, et tegevused jagunevad pakilisteks ja olulisteks ning olulistega tuleb tegeleda esmalt. See mõtteviis on tuntud juba aegade hämarusest, ka jooga suutrad õpetavad seda. Ei Eisenhoweri teostest ega muudest kirjalikest materjalidest pole siiani keegi leidnud ajamaatriksit ennast. Ajamaatriksi sel kujul ja selle sisuga, millega meie oleme harjunud, lõid Stephen R. Covey ja Roger Merrill ja tema autoriõigused kuuluvad FranklinCovey koolitusfirmale. Ja arvata võib, et kellelgi Ameerikas ei õnnestuks registreerida enda nimele autoriõigusi millelegi, mis tegelikult kuulub president Eisenhowerile. Aga see selleks.

Kõik tegevused jagunevad ajamaatriksis nelja kategooriasse või kvadranti või kasti:

• Olulised ja pakilised

• Olulised ja mittepakilised

• Ebaolulised ja pakilised

• Ebaolulised ja mittepakilised

Siililegi on selge, et tuleks tegeleda olulistega, kuid siiski näitavad kogu maailmas läbi viidud uuringud, (sh ka meie poolt Eestis läbiviidud), et keskeltläbi pool tööajast läheb ebaoluliste asjade tegemiseks. Me nimetame seda „mittetöiseks hõivatuseks“. Ja seda mitte sellepärast, et meie töötajad oleksid laisad või lohakad, vaid hoopis teistel põhjustel. Põhjus viib meid jälle tagasi olulisuse juurte juurde. Mis siis on need tegelikud olulised eesmärgid, mis on vaja saavutada? Eesmärke on ju nii palju ja iga päevaga tuleb neid juurde, sest jälle on inimesi koondatud jne. Kui ma neid ei tea, siis ei oska ma ju ebaolulistele EI öelda. OK, ma tean eesmärki, aga ma tegelikult ei tea kuidas sinna jõuda. Kõik teed viivad Rooma, mõned on ainult oluliselt pikemad. Noh ma tean ka neid verstaposte, aga mul pole mõõdikuid, mis näitaksid, et ma teen just õigeid asju, et verstapostini jõuda. Ükskõik milline juht võib endale esitada küsimuse: „Kas minu inimesed oleksid ka siis terve päeva hõivatud, kui meil polekski olulisi eesmärke paika pandud?“

Ja jällegi, ajajuhtimise võtmeküsimus ei ole selles kuidas ja kuhu sa oma tegevusi üles kirjutad, neid prioritiseerid, missugust kavalat programmi või süsteemi kasutad, vaid kuidas oma prioriteedid ajakavadesse saada ja kõigele ülejäänule osata EI öelda.



Siin on palju võimalusi, aga sellest edaspidi!

Päikest!

Silva