Kuidas ma näen oma aega?

• Kas ma arvan, et võiksin rohkem teha kui teen?

• Mis tekitab suuremat pinget, töö või kodu või hoopis see, et nad on konfliktis? Kas on mingi eriline töö või midagi erilist kodus, mis tekitab pinget?

• Kas ootan suuremaid tulemusi samade jõupingutustega?

• Kas minu ootused aja suhtes on reaalsed ja realistlikud?



Pinged on ootuste funktsioon. Kui meie ootused rajanevad illusioonil või soovunelmatel, ja nad ei arvesta meie enda või situatsiooni realiteetidega, tekitab see pettumust ja pingeid. Kui tahan alandada pinget, siis on kaks võimalust – kas teen kiiremini ja paremini või revideerin ootusi - või teen mõlemat.

Aga kõigepealt revideeri oma ootusi, sest puhaskasum sellest tööst oleks vastus küsimusele, kas ma kasutan endale antud aega kõige targemal viisil.

Kujuta ette, et oled kärbes seinal, kes lihtsalt vaatab kuidas sinu päevad mööduvad, kontoris ja kodus. Ta ei kuule su sõnu ega mõista su mõtteid, ta ainult näeb sinu tegevusi. Mis kärbse arvates on sulle elus esmatähtis?



Kas ma olen realist? Kas ma ootan endalt liiga palju või, vastupidi, ootan liiga vähe? Kuidas ma tean, mida ma võin endalt oodata? Tahaks uut töökohta, aga nad küsivad diplomit. Tahaks diplomit saada, aga õppejõud on mu näogi unustanud. Tahaks Mont Everestile ronida, aga trepistki ei viitsi käia? Kas julgen enda sisse ausalt vaadata? Kust minu soovid tulevad? On need unelmad, millega keskkond mind võrgutab, või olen investeerinud aega ja sügavalt enda sisse vaadanud, selgeks mõelnud, mis mulle tõesti tähtis on ja siis selle täideviimisele keskendunud ja oma energia suunanud.

Samal teemel jätkame järgmisel nädalal!
Silva

Olulisus ja pakilisus

Et tabada neljanda põlvkonna ajajuhtimise lihtsat, praktilist poolt on meil vaja osata analüüsida oma elus kahte tähtsat tegurit, mis meid mõjutavad kui me otsustame, mida parajasti teha, kuhu investeerida oma aeg.
Esitame endale kaks küsimust:


1. Kas on olemas üks tegevus, mille kohta ma täpselt tean, et kui ma teeksin seda hästi ja järjekindlalt, siis annaks see minu isiklikus elus märkimisväärseid tulemusi?


2. Kas on olemas üks tegevus, mille kohta ma täpselt tean, et kui ma teeksin seda hästi ja järjekindlalt, siis annaks see minu tööelus märkimisväärseid tulemusi?

Aga miks ma siis juba ei tee seda? Vastus oleneb pakilisusest ja olulisusest. Me tegeleme mõlemaga, aga üks neist on põhiparadigma läbi mille me näeme oma aega ja elu.



Pakilisus tuleb meie ellu nii väljastpoolt, kui ka meie endi seest. Me ise leiame, või leiavad teised, et see tegevus on kiire ja nõuab kohest tegemist. Me elame pakilisuse maailmas, suur osa kõigest uuest, mis luuakse on seotud ainult sellega, et teha asju kiiremini: kiirtoit, uued arvuti- ja mobiilifunktsioonid jne. Pakilisus ise ei ole veel probleem, probleem tekib siis, kui meie elu domineerivaks teguriks saab pakilisus, sest siis ta hakkab mõjutama meie prioriteete. Pakilisuse müra annab olulisuse illusiooni.


Olulisus tuleb meie ellu meie enda seest. Ta on seotud meile tähtsate kohustuste, meile tähtsate eemärkidega, on seotud meile oluliste väärtushinnangutega – sealt tulevad minu prioriteedid ehk esmatähtsad asjad, mis on vaja seada esikohale.



Kaunist talve jätku ja järgmise nädalani!
Silva

Stephen R. Covey räägib juba üle 20 aasta ajajuhtimise neljandast põlvkonnast, aga ajakorralduse tööriistad, mis turule jõuavad, on ikka alles kolmanda põlvakonna omad....

Neljanda põlvkonna ajakorralduse erinevused kolmanda põlvkonna omast:
• Kontroll. Tähtsamaks kolmanda põlvkonna paradigmaks on kontroll: astu üks samm korraga ja ära jäta midagi kahe silma vahele. Võib tunduda, et kontrolli saavutamine oma elu üle võiks olla suurepärane. Tõde on aga selles, et me võime kontrollida oma valikuid, kuid me ei suuda kontrollida oma valikute tagajärgi, seda kontrollivad printsiibid. Arvamus, et meie elu on meie kontrolli all on illusioon ja paneb meid olukorda, kus me üritame juhtida tagajärgi. Lisaks sellele me ei suuda kontrollida ka teisi inimesi ja kuna alusparadigmaks on kontroll, siis ignoreerib seesugune ajakorraldus tõsiasja, et enamik meie ajast kulub kooselule ja -tööle teiste inimestega, keda pole võimalik kontrollida.
• Tõhusus. Tähendab jõuda vähema ajaga rohkem. Aga see on rajatud eeldusele, et rohkem ja kiiremini on parem. Tõhususe ja efektiivsuse vahel on oluline vahe. Te võite olla väga tõhus ja liikuda tõhusalt, aga eesmärk kuhu te jõuate pole äkki üldse see, mida te lootsite saavutada. Kui asjadega saab tõhus olla, siis inimestega on see ülimalt raske. Kas olete suutnud olla tõhus mõne raske probleemi lahendamise juures oma abikaasa, elukaaslase, teismelise lapse või kolleegiga tööl? Kuidas mõjub, kui ma ütlen, et ära hakka oma tundeid väljendama, mul on selle jutuajamise jaoks ainult veerand tundi aega. Kui efektiivne te olite?
• Väärtused. Midagi väärtustada tähendab seda hinnata. Meie väärtushinnangud juhivad meie valikuid. Pelgalt see, et me midagi väärtustame ei tähenda, et see loob elu kvaliteeti parandava tulemuse. Kui see mida me väärtustame on vastuolus printsiipidega, mis valitsevad meelerahu ja elu kvaliteedi üle, siis rajame oma elu illusioonile ja mõistame end läbikukkumisele.
• Sõltumatud saavutused. Traditsiooniline ajakorraldus keskendub saavutustele, teostamisele, soovitu kättesaamisele ja igasuguse sekkumise vältimisele. Teisi inimesi vaadatakse esmajoones kui ressurssi või kui takistust. Suhted on oma iseloomult toimingulised. Aga tegelikkuses saavutatakse enamik suurimatest tulemustest ja elu kaunimatest rõõmuhetkedest ainult muundavate suhete kaudu. Tekib midagi uut, mida ei kontrolli kumbki. See on mõistmise, arusaamise, uute teadmiste ja nende vahetamise funktsioon.
• Kronos. Traditsiooniline ajakorraldus tegeleb kronosega, meie elurütmi dikteerib esmajoones kell. Aga maailmas on terveid kultuure, mis lähenevad elule kairose ehk õige või hästiveedetud aja tähenduses. Kairose lähtekohaks on see kui palju väärtusi sa ajalt saad, mitte kui palju kronosi sa millelegi pühendad. Enne kompass, siis kell.
• Pädevus. Asja iva peitub selles, et kui teil õnnestub saavutada teatud pädevus, siis suudate te saavutada ka teatud kvaliteeti mõjutavaid tulemusi. Aga nii eraldatakse see mida me teeme, sellest kes me oleme. Loodusseadus aga ütleb, et aga isiklik efektiivsus on nii pädevuse kui iseloomu funktsioon. Suurem osa viimase aastasaja edukirjandusest eraldab selle mida me teeme, sellest kes me oleme. Sajandite vältel kirja pandud tarkusekirjandus rõhutab pädevuse kõrval just iseloomu suurt tähtsust.
• Ohjamine. Ajakorraldus on ohjamise (ingl.k. management) mitte juhtimise (ingl. leadership) vaatenurk. Ohjamine toimub paradigma raames. Juhtimine loob uusi paradigmasid. Te ohjate asju, kuid juhite inimesi. Enne tuleb küsida: Kas ma teen õigeid asju? ja alles seejärel: Kas ma teen asju õigesti?

Efektiivsus on out, seda sõna ei taha enam keegi kuulda…

Jah, kui selle sõna sisuks on kiiremini, kaugemale, kõrgemale ja ikka veel vähema ressursiga.

Kui selle sõna sisu on tasakaal ja jätkusuutlikkus ehk teoviljakus, siis polegi see nii ebameeldiv sõna. 7-harjumuse kontekstis tähendab efektiivsus seda, et tuleb hoida oma teovõime ja teod tasakaalus, mitte kiskuda hane tagumikust vägisi kuldmune välja. Samal ajal pole ka mõtet hane lõpmatuseni nuumata, läheb laisaks ja ei mune enam.

Ajajuhtimine on ikka enesejuhtimine

Miks ma blogima hakkasin?

Kahel põhjusel:

• Pakkuda meie koolitustel osalenutele meeldetuletamise ja järeltöö võimalust.
• Aidata oma kogemuste abil pisutki orienteeruda selles nn ajajuhtimise infotulvas.

Kuidas ma seda teen?

Alustan algusest ja lisan igal nädala midagi juurde.

Ajajuhtimine on selline mõttetu turundustermin nagu tavaline pesupulber, mida tegelikkuses pole olemas.

Miks see iseenesest väärakas sõna nii hästi kaubaks on läinud on omaette probleem. Põhjusi võib olla mitmeid. Võib-olla ka see, et selle sõna taha annab peita kenasti suurema häda – enesejuhtimise: „ Jah, ma ei saa oma ajaga hakkama, aga muidu on küll kõik korras“. Või hoopis see, et me ikka tahame midagi juhtida: teist inimest, protsesse, süsteeme, maailma, ja miks siis mitte ka aega? Alles viimases hädas tunnistame, et vist ikka endast oleks pidanud alustama.

Mida raskemad on ajad, seda arukam on otsida paremale aja kasutamisele lihtsaid ja praktilisi lahendusi. Stephen R. Covey raamatus ”Väga efektiivse inimese 7 harjumust” kirjeldatud ajakasutamise süsteem on tõestanud oma tulemuslikkust aastatuhandete jooksul ja pole mingit põhjust kahelda, et efektiivsuse tagavad ka 21. sajandil iidsetest aegadest teada-tuntud põhimõtted ja harjumused: usaldusväärsus, ausameelsus, töökus, ettevalmistus, probleemide ennetamine, võidan-võidad mõtteviis, aupaklikkus välise reaalsuse suhtes jne. Ja alles seejärel töövahendid, mis on selleks kohandatud.

Ajajuhtimise tööriistu: raamatuid, kalendreid, arvutiprogramme jne on tohutult ja neid tuleb iga päevaga turule juurde. Kasu on neist nagu kassile viiendast jalast, see mida nende ajel ja abil tegema hakatakse on reeglina kõige tavalisem to do list või siis igapäevaste kriiside prioritiseerimine ehk ikka veel nn ajajuhtimise esimene, teine või äärmisel juhul kolmas põlvkond. Tõsi, nad võimaldavad seda teha järjest kiiremini. Piltlikult öeldes võimaldavad nad redelist järjest kiiremini üles ronida, aga kas redel toetub vastu õiget seina?

Efektiivse ajakasutamise võtmeküsimus ei ole mitte oma tegevuste süstematiseerimine mitmesuguste ajahaldusmeetodite, programmide, tehnikate või nippide abil. Võtmeküsimus on oma töö ja isikliku elu prioriteetide teadmine ja tunnistamine ning nende seadmine oma ajakavadesse, et seejärel keskenduda just nende täideviimisele.

Efektiivsus oma aja kasutamises suureneb seeläbi, kuivõrd me suudame muuta oma tegevuste sisu lähtuvalt olulisuse mõtteviisist. Vastasel juhul ei suuda me kunagi kroonilise ajapuuduse „oravarattalt” maha astuda. Kuna nn pakilisuse müral on võime luua olulisuse illusioon, siis oma aja efektiivse kasutamise eeldus on oskus teha oma töös ja elus vahet pakilistel ja olulistel tegevustel.

Aga sellest järgmisel nädalal….

Seniks kaunist talve!

Silva